Ricevere ordini via PDF, file Word, Excel o scansioni è ancora la quotidianità per molte aziende.

Risultato? Un superlavoro continuo per il fornitore, che deve inserire i dati manualmente a sistema, in fretta, e sperando di non fare errori.

Oggi l’AI legge questi documenti e li traduce in dati strutturati in pochi secondi; ormai lo sanno fare tutti. La vera sfida non è estrarre il testo, ma automatizzare un processo complesso pieno di eccezioni e regole non scritte, spesso note solo a chi se ne occupa da anni.

In Peer Network integriamo l’AI nella nostra piattaforma da tempo, ma la nostra vera forza è la conoscenza dei processi B2B. È questo che ci permette di realizzare automazioni fluide, veloci ed economicamente sostenibili.

Il contesto

L’azienda riceve ordini in formato PDF, Word, Excel, scansione etc. compilati dai clienti secondo strutture differenti. Prima della registrazione in SAP, gli operatori devono quindi individuare e verificare manualmente le informazioni presenti nei documenti.

Per gestire questo passaggio, abbiamo progettato e sviluppato, in collaborazione con Inventio Hub, un sistema che integra l’AI nel processo di inserimento degli ordini in SAP.

Dal PDF all’ordine in SAP

Il flusso comprende:

• lettura dell’ordine ricevuto in PDF;
• estrazione dei dati necessari, come cliente, prodotti e quantità;
• confronto con le informazioni presenti in SAP;
• associazione dei dati alle corrette anagrafiche aziendali;
• gestione dei dati mancanti o non riconosciuti;
• creazione dell’ordine in SAP con o senza l’intervento dell’operatore.

Quando le verifiche hanno esito positivo, l’ordine viene creato in SAP. In caso contrario, il documento rimane in attesa dell’intervento dell’operatore.

L’integrazione tra estrazione intelligente, regole applicative e sistema gestionale consente quindi di utilizzare i dati estratti dal PDF all’interno di un processo che può arrivare fino alla creazione dell’ordine in SAP.

Approfondisci il progetto

Scarica le slide del case study per conoscere il flusso applicativo, la gestione delle regole e l’integrazione con SAP.

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