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Nel corso del webinar dedicato al Sales Portal e all’ottimizzazione del processo Order to Cash, è emersa una visione molto chiara: gestire in modo efficace il percorso che porta dall’ordine all’incasso significa intervenire su uno dei processi più rilevanti per l’efficienza e i risultati dell’impresa.

Ad aprire l’incontro è stato Enrico Parisini, presidente ASSI, che ha inquadrato il tema partendo dalla complessità organizzativa che caratterizza il processo. A seguire, Mirco Mattarozzi, CEO di Peer Network, ha illustrato l’approccio della piattaforma Sales Portal, con alcuni momenti di confronto guidati dalle domande di Enrico, utili a mettere in luce i principali elementi distintivi della soluzione.

Un processo centrale, che attraversa tutta l’azienda

L’Order to Cash non riguarda una sola funzione aziendale. Coinvolge vendite, customer service, logistica, fatturazione, amministrazione e contabilità clienti, mettendo in relazione persone, responsabilità e strumenti diversi all’interno di un unico flusso operativo.

Nel suo intervento introduttivo, Enrico Parisini ha evidenziato proprio questo aspetto: pur assumendo forme diverse a seconda del settore, dal food al machinery, fino all’elettronica di consumo, il processo mantiene una struttura comune, costruita attorno a fasi e documenti ricorrenti, dall’ordine di acquisto fino all’incasso finale.

È all’interno di questa sequenza che si concentrano molte delle criticità tipiche della gestione quotidiana: errori, eccezioni, rilavorazioni, disallineamenti tra reparti e passaggi informativi non sempre fluidi. Da qui nasce la necessità di strumenti capaci non solo di registrare dati, ma di accompagnare realmente il lavoro lungo tutto il processo.

Il peso organizzativo dell’Order to Cash

Uno dei passaggi più interessanti dell’introduzione del Presidente ASSI ha riguardato il peso che il processo OTC ha all’interno delle aziende, sia in termini di persone coinvolte sia in termini di contributo al business.

Le funzioni commerciali e di customer service rappresentano spesso una quota significativa del personale impiegatizio e incidono direttamente sulla capacità dell’organizzazione di generare fatturato e portare a compimento il ciclo operativo. Questo rende evidente quanto sia importante migliorare il coordinamento tra i soggetti coinvolti e mettere a loro disposizione strumenti adeguati alla complessità del contesto.

Oltre i limiti degli strumenti tradizionali

Nella pratica quotidiana, molte aziende continuano a gestire il processo Order to Cash attraverso una combinazione di ERP, fogli di calcolo, email, strumenti di collaboration e sistemi documentali. Il problema non è la presenza di questi strumenti in sé, ma il fatto che spesso operano come ambienti separati, senza una reale integrazione.

Il risultato è noto: file personali, informazioni duplicate, comunicazioni sparse, passaggi poco tracciabili e una forte dipendenza dalle email per gestire eccezioni, richieste e aggiornamenti. Proprio questo punto è stato sottolineato da Enrico Parisini, che ha richiamato l’attenzione su come la frammentazione degli strumenti finisca per ostacolare la collaborazione e rallentare il processo.

La domanda posta a Mirco Mattarozzi è stata quindi molto concreta: come si può rappresentare questa complessità senza aggiungere ulteriore complicazione?

Sales Portal: una piattaforma pensata per il processo

La risposta proposta da Peer Network parte da un cambio di prospettiva. Come ha spiegato Mirco Mattarozzi, Sales Portal non si presenta come una semplice applicazione, ma come una piattaforma process driven, pensata per diventare il punto di accesso condiviso ai dati e alle attività che ruotano attorno al processo Order to Cash.

L’idea è superare un modello application driven, in cui ogni funzione opera passando da un sistema all’altro, per costruire invece un’esperienza coerente, centrata sul processo e modellata sui ruoli.

Questo significa che agenti, area manager, customer service, direzione commerciale e altri attori coinvolti possono accedere a una vista personalizzata delle informazioni di cui hanno bisogno, senza dover ricostruire il contesto attraversando ambienti diversi.

Il valore della struttura organizzativa

Uno degli aspetti approfonditi nel corso del webinar riguarda la rappresentazione della struttura organizzativa commerciale, spesso data per scontata ma in realtà decisiva per il corretto funzionamento del processo.

Mirco Mattarozzi ha evidenziato come nelle aziende esistano gerarchie, ruoli, posizioni e responsabilità che evolvono nel tempo: cambiano le aree, cambiano le persone, cambiano gli assetti organizzativi. Tuttavia, queste dinamiche non sempre trovano una rappresentazione strutturata nei sistemi tradizionali.

Anche nei contesti SAP, come osservato nel dialogo con Enrico Parisini, la gestione di questi elementi si basa spesso su strutture parziali o storicamente limitate, che non consentono di descrivere in modo dinamico le relazioni tra persone, ruoli e organizzazione.

In questo scenario, il Sales Portal introduce un livello di rappresentazione utile a governare approvazioni, notifiche, responsabilità e accessi, dando maggiore coerenza al processo e maggiore continuità informativa nel tempo.

Una vista operativa più chiara per ogni ruolo

Attraverso la demo dell’ambiente Proxima Food Lab, il CEO di Peer network ha mostrato come il portale metta a disposizione degli utenti un accesso più semplice e immediato alle informazioni operative.

Nel caso dell’agente, la dashboard raccoglie in un’unica vista gli elementi essenziali per il lavoro quotidiano: andamento degli ordini, valore medio, ordini aperti, stato del credito, contestazioni in corso e dettagli relativi ai clienti seguiti.

Su questo punto, una domanda di Enrico Parisini ha permesso di chiarire un aspetto importante: la piattaforma nasce con una logica standard per ruolo, ma può essere adattata sulla base della struttura organizzativa e delle esigenze specifiche dell’azienda. Questo rende possibile costruire viste diverse per agenti, manager, figure di customer service o altri utenti coinvolti nel processo.

Dati condivisi, senza duplicazioni

Uno dei vantaggi più rilevanti messi in evidenza durante il confronto riguarda il rapporto con l’ERP. Le informazioni consultate nel portale, tra cui ordini, consegne, fatture, partite aperte, utilizzo del fido, assortimento cliente, claim, possono essere lette direttamente dai sistemi sottostanti, senza necessità di replicare i dati.

Questo significa che il commerciale, ad esempio, può accedere allo stesso livello di aggiornamento disponibile ad altre funzioni aziendali, con una visibilità più ampia e più tempestiva sullo stato del cliente e sullo sviluppo del rapporto.

È un passaggio importante, perché consente di migliorare la qualità del dialogo interno e verso il cliente, riducendo i tempi di allineamento e aumentando la capacità di intervenire in modo informato.

Collaborazione integrata nel contesto del dato

Un altro elemento distintivo del Sales Portal riguarda la possibilità di collaborare direttamente sugli oggetti del processo.

Nel corso della demo, Mirco Mattarozzi ha mostrato come ordini, consegne e altri documenti possano essere arricchiti con note, thread di commento, email contestualizzate e task assegnati ai colleghi. In questo modo, la collaborazione non avviene più fuori dal processo, ma resta agganciata al dato e al documento cui si riferisce.

Per le aziende, questo si traduce in maggiore tracciabilità, minore dispersione informativa e una gestione più ordinata delle attività che richiedono il coinvolgimento di più persone.

Un punto di accesso anche per informazioni distribuite su altri sistemi

Nel webinar è emerso con chiarezza anche il tema dell’estensione informativa. In molte realtà aziendali, l’ERP non contiene tutto ciò che serve per supportare pienamente il lavoro commerciale e operativo. Informazioni di prodotto, immagini, attributi avanzati, dati logistici o documentazione specifica possono trovarsi in sistemi verticali come PIM, DAM o repository documentali.

Mattarozzi ha spiegato che il Sales Portal può integrarsi con questi ambienti, purché accessibili tramite servizi, e presentare le informazioni in modo unificato all’interno della piattaforma. Lo stesso principio si applica anche ai claim, che possono essere letti e gestiti non come elementi isolati, ma come oggetti collegati all’intera storia documentale e operativa da cui hanno origine.

La differenza rispetto a un CRM tradizionale

Una delle domande emerse nel webinar ha riguardato il confronto con un CRM tradizionale, e la risposta ha contribuito a chiarire bene il posizionamento della piattaforma.

Come ha spiegato Mirco Mattarozzi, il CRM nasce per presidiare la relazione con il cliente, la gestione delle lead e delle opportunità commerciali. Il Sales Portal, invece, nasce per supportare in modo più ampio e trasversale il lavoro all’interno del processo Order to Cash, mettendo in relazione dati, documenti, ruoli e attività operative.

Questo non significa che i due mondi siano alternativi. In molti casi possono convivere e integrarsi: il portale può raccogliere informazioni dal CRM oppure alimentarlo con dati e opportunità generate durante il lavoro sul campo. Il punto, però, è offrire all’utente un’esperienza unificata, che riduca il passaggio continuo tra sistemi diversi.

Su questo aspetto, Enrico Parisini ha aggiunto una riflessione interessante: in alcuni contesti, le funzionalità realmente necessarie possono essere talmente focalizzate sul processo da poter essere gestite direttamente in piattaforma, senza bisogno di aggiungere ulteriori livelli di complessità applicativa.

L’evoluzione con l’intelligenza artificiale

Nella parte conclusiva dell’incontro, Mattarozzi ha presentato anche Cora, l’agente AI in fase di sviluppo integrato nel Sales Portal, sviluppata in collaborazione con Inventio Hub. 

L’obiettivo è rendere ancora più immediato l’accesso alle informazioni, permettendo agli utenti di interrogare la piattaforma in linguaggio naturale. Nella demo mostrata, Cora supporta l’utente nella ricerca del cliente corretto, recupera dati su credito, esposizione e partite scadute e può costruire un riepilogo sintetico utile alla gestione del rapporto commerciale.

Il valore di questa evoluzione non sta soltanto nell’interfaccia conversazionale, ma nella possibilità di utilizzare l’intelligenza artificiale sugli stessi dati e sugli stessi servizi già integrati nella piattaforma.

Un approccio pensato per dare continuità al processo

Il webinar ha restituito un messaggio preciso: nelle organizzazioni complesse, non basta che i sistemi gestionali registrino correttamente le transazioni. Serve un livello ulteriore, capace di collegare persone, ruoli, dati e attività in modo coerente, accompagnando davvero il lavoro quotidiano.

L’intervento iniziale di Enrico Parisini ha messo a fuoco la complessità e il peso del processo Order to Cash. La presentazione di Mirco Mattarozzi ha mostrato come il Sales Portal voglia rispondere a questa complessità attraverso una piattaforma unica, collaborativa e orientata al processo.

La direzione è chiara: rendere il processo più fluido, più leggibile e più efficiente, creando un’esperienza di lavoro più semplice per chi lo vive ogni giorno e una maggiore continuità tra i sistemi che lo supportano.

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