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Il webinar dedicato ai diversi canali di acquisizione dell’ordine di vendita si inserisce nel ciclo dei Composable Talk, una serie di incontri pensati per approfondire in modo concreto alcuni nodi operativi che incidono direttamente sull’efficienza dei processi aziendali.

Il filo conduttore di questi appuntamenti non è la tecnologia raccontata in astratto, ma il modo in cui architetture e soluzioni componibili possono aiutare le aziende a gestire meglio complessità, eccezioni, integrazioni e passaggi critici che spesso rallentano il lavoro quotidiano.

Nel terzo appuntamento del ciclo, l’attenzione si è concentrata su un tema apparentemente circoscritto, ma in realtà centrale per molte aziende: l’acquisizione dell’ordine di vendita. Un passaggio che non riguarda soltanto l’inserimento di dati, ma la capacità dell’organizzazione di governare canali diversi, ridurre attriti operativi e sostenere livelli di servizio sempre più elevati.

Ad aprire l’incontro è stato Enrico Parisini, Presidente ASSI, che ha inquadrato il tema dal punto di vista del business e dell’evoluzione del mercato. A seguire, Mirco Mattarozzi, CEO di Peer Network, ha illustrato il processo e alcune possibili modalità di gestione, soffermandosi in particolare sulle soluzioni sviluppate per affrontare la multicanalità di acquisizione dell’ordine e l’automazione dei flussi in ingresso.

Un processo che si è trasformato insieme al mercato

Nel suo intervento introduttivo, Enrico Parisini ha messo in evidenza come il tema dell’ordine di vendita sia cambiato profondamente nel tempo. Se in passato le aziende si confrontavano con un numero limitato di canali e con modalità relativamente uniformi di raccolta degli ordini, oggi il quadro è molto più articolato.

Accanto ai modelli più tradizionali si sono consolidati canali come Ho.Re.Ca., GDO ed e-commerce, ciascuno con logiche, attese e modalità operative differenti. A questa evoluzione si accompagna una crescente varietà anche sul piano organizzativo: cambiano i soggetti coinvolti, cambia il ruolo della forza vendita, cambia il peso del customer service, cambiano le modalità con cui le informazioni entrano nel processo.

Il risultato è una multicanalità di acquisizione che rende il processo più ricco, ma anche più difficile da governare. Gli ordini possono arrivare via email, tramite PDF allegati, attraverso portali, telefonicamente, da call center, da piattaforme web o da sistemi strutturati, e ognuna di queste modalità introduce passaggi, eccezioni e vincoli diversi.

La complessità non nasce solo dai sistemi, ma dal contesto

Uno dei punti più interessanti emersi nel webinar riguarda la natura di questa complessità. Come ha sottolineato Parisini, non si tratta semplicemente di una complicazione interna, generata da procedure progettate male o da strumenti poco efficaci. In larga misura, si tratta di una complessità esogena, prodotta dal mercato.

Aumentano le aspettative di servizio, si accorciano i tempi richiesti, si moltiplicano i canali e le varianti. In questo scenario, la competizione non si gioca più soltanto sul prezzo, ma sulla capacità di garantire prestazioni affidabili e puntuali. Il riferimento richiamato dal Presidente ASSI è chiaro: essere in full e on time, cioè consegnare ciò che viene richiesto, nelle quantità corrette, con la qualità attesa e nei tempi previsti.

Questo rende evidente perché l’acquisizione dell’ordine non possa più essere letta come un’attività puramente amministrativa, ma come un punto di passaggio che incide direttamente sulla fluidità del processo e sulla qualità complessiva del servizio.

I limiti delle modalità tradizionali di inserimento ordine

Successivamente, è intervenuto Mirco Mattarozzi, CEO di Peer Network, che ha proseguito la riflessione portando l’attenzione sul piano operativo e sulla crescente varietà dei canali di acquisizione dell’ordine. Nel farlo, ha richiamato anche uno scenario molto diffuso nelle aziende: quello in cui il sistema centrale del processo è l’ERP, spesso SAP, e l’ordine di vendita viene inserito utilizzando le interfacce standard.

Si tratta di una modalità ancora largamente utilizzata, ma che mostra diversi limiti nel lavoro quotidiano. Le ricerche non sempre sono rapide, le autorizzazioni e i campi disponibili dipendono da logiche tecniche non sempre allineate alle esigenze operative, e molti controlli di coerenza intervengono solo nelle fasi finali del salvataggio.

Questo significa che una parte rilevante del lavoro di verifica viene spostata in fondo al processo, con un impatto diretto su tempi, errori e rilavorazioni. È un punto importante, perché mostra come il problema non sia soltanto dove inserire l’ordine, ma come accompagnare davvero chi deve costruirlo, controllarlo e portarlo a buon fine.

Un’interfaccia più adatta al ruolo, senza rinunciare al controllo di processo

Da qui la proposta emersa nel talk: affiancare al sistema centrale modalità di acquisizione più adatte ai diversi utenti coinvolti, mantenendo il collegamento con l’ERP ma rendendo più semplice e guidata l’operatività.

In questa direzione si inserisce il Sales Portal, l’applicazione web sviluppata da Peer Network per supportare la creazione dell’ordine in un ambiente più leggibile e costruito intorno al ruolo dell’utente.

Nel concreto, questo significa poter accedere a:

• informazioni cliente già precompilate
• campi visibili e modificabili in base al ruolo
• modalità di ricerca prodotto più fluide
• caricamento da listino
• recupero dello storico acquisti e dell’assortimento
• copia da ordini precedenti
• simulazione anticipata del pricing

Il valore di questo approccio sta nel ridurre l’attrito operativo e nel rendere più gestibile una fase che, pur sembrando semplice, concentra un alto numero di variabili.

Dall’email all’ordine ERP

Mirco Mattarozzi ha affrontato anche un caso molto comune, ovvero quello in cui l’ordine arriva dal cliente in un formato non controllato, spesso via email come allegato PDF generato dal suo sistema. In questi casi, il processo si basa ancora su attività manuali come lettura del documento, interpretazione dei dati e inserimento nell’ERP.

Su questo fronte, ha mostrato un caso concreto di automazione basato su un componente di intelligenza artificiale in grado di leggere i PDF ricevuti via email, estrarre le informazioni rilevanti, decodificarle secondo le logiche SAP e, quando possibile, trasformarle in un ordine ERP.

Il flusso comprende più passaggi: ricezione del file allegato, estrazione dei dati significativi, identificazione degli elementi necessari alla creazione dell’ordine, definizione delle regole di decodifica verso SAP e creazione automatica dell’ordine nel sistema.

L’obiettivo non è semplicemente leggere il contenuto del PDF, ma renderlo effettivamente utilizzabile dall’ERP, associando il committente al corretto codice cliente, identificando il destinatario merci, traducendo i prodotti nel linguaggio del sistema e applicando i controlli necessari.

Per ottenere questo risultato è stato necessario introdurre un sistema di regole, in modo che ogni elemento interpretato e associato correttamente possa essere riconosciuto anche in seguito. Questo consente al sistema di aumentare progressivamente il livello di automazione e di ridurre gli interventi richiesti sui flussi ricorrenti.

Perché oggi questo approccio è più praticabile

Nel dialogo con Enrico Parisini è emerso anche un confronto con i tentativi fatti negli anni passati tramite OCR. L’idea di leggere automaticamente gli ordini da PDF non è nuova, ma in molti casi le tecnologie precedenti non avevano dato risultati sufficientemente robusti.

In questo passaggio, Mirco Mattarozzi ha sottolineato come i modelli AI riescano oggi a gestire meglio layout diversi, variazioni di formato e qualità non perfetta dei documenti, riducendo la rigidità tipica degli approcci tradizionali basati su configurazioni molto specifiche. Questo rende più praticabile una soluzione che in passato intercettava un bisogno reale, ma non disponeva ancora di strumenti adeguati per essere applicata con continuità.

Più flessibilità rispetto ai flussi rigidamente standardizzati

Un altro tema affrontato nel confronto ha riguardato il rapporto con i flussi più strutturati, come quelli EDI.

L’EDI rappresenta una modalità efficace quando entrambe le parti condividono e rispettano uno standard preciso. Tuttavia, proprio questa rigidità può diventare un limite quando i canali sono eterogenei, i formati sono diversi e la priorità è assorbire la varietà senza bloccare il processo.

L’approccio descritto da Mattarozzi si muove invece in una logica più flessibile. L’ordine può arrivare nel formato abituale del cliente, il sistema prova a interpretarlo, propone una decodifica, apprende dai casi già gestiti e coinvolge l’operatore solo dove serve davvero.

Questo non elimina il controllo, ma lo sposta in una forma più selettiva e sostenibile, più adatta a contesti in cui l’obiettivo non è imporre un’uniformità assoluta, ma governare bene la diversità dei flussi in ingresso.

Ricondurre i flussi a un punto di controllo

Nel corso del talk è emersa con chiarezza la possibilità di far convergere modalità diverse di acquisizione dell’ordine in un unico punto di controllo. Portali, inserimento operativo, allegati PDF o flussi più strutturati possono così essere ricondotti a una gestione più coerente.

In contesti di questo tipo, l’efficienza non dipende soltanto dalla velocità di esecuzione, ma anche dalla capacità di costruire processi leggibili, governabili e sufficientemente flessibili da reggere la varietà dei flussi in ingresso.

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